Τι είναι η Διαδικτυακή Βοηθός (Virtual Secretary)

Μία Διαδικτυακή Βοηθός (συνήθως συντομογραφία VA – Virtual Assistant) , επίσης αποκαλούμενη βοηθός εικονικού γραφείου ) είναι γενικά αυτοαπασχολούμενη και παρέχει επαγγελματική διοικητική, τεχνική ή δημιουργική (κοινωνική) βοήθεια στους πελάτες από απόσταση από το γραφείο του σπιτιού .

Επειδή οι εικονικοί βοηθοί είναι ανεξάρτητοι εργολάβοι και όχι υπάλληλοι, οι πελάτες δεν είναι υπεύθυνοι για τυχόν φόρους, ασφάλειες ή παροχές που σχετίζονται με τους εργαζομένους, εκτός από  έμμεσες δαπάνες που περιλαμβάνονται στις αμοιβές της VA.

Οι πελάτες αποφεύγουν επίσης το υλικοτεχνικό πρόβλημα της παροχής επιπλέον γραφείου, εξοπλισμού ή προμηθειών, πληρώνουν για 100% παραγωγική εργασία και μπορούν να συνεργαστούν με Virtual Assistants, μεμονωμένα, ή σε επιχειρήσεις πολλαπλών VA για να καλύψουν τις ακριβείς ανάγκες τους.

Οι εικονικοί βοηθοί συνήθως εργάζονται για άλλες μικρές επιχειρήσεις . αλλά μπορεί επίσης να υποστηρίξουν πολυάσχολα στελέχη. Εκτιμάται ότι υπάρχουν πάνω από 25.000 εικονικούς βοηθούς παγκοσμίως με τον αριθμό να αυξάνεται συνέχεια.

Οι συνήθεις τρόποι επικοινωνίας και παράδοσης δεδομένων περιλαμβάνουν τις διασκέψεις Internet, e-mail και τηλεφωνικής κλήσης, ηλεκτρονικούς χώρους εργασίας και συσκευές φαξ. Όλο και περισσότερο, οι Virtual Assistants χρησιμοποιούν τεχνολογία όπως το Skype καθώς και το Google Voice.

Οι επαγγελματίες σε αυτή την επιχείρηση εργάζονται σε συμβατική βάση και μακρόχρονες συνεργασίες είναι κάτι το σύνηθες. Συνήθως με πάνω από 5 χρόνια διοικητικής εμπειρίας σε ένα γραφείο σε θέσεις όπως βοηθός εκτελεστικού, διευθυντής γραφείου / επόπτη, γραμματέας, νομικός βοηθός, νομικός γραμματέας, βοηθός ακινήτων και τεχνολογία πληροφοριών.

Τα τελευταία χρόνια οι εικονικοί βοηθοί έχουν επίσης δουλέψει σε πολλές mainstream επιχειρήσεις και με την εμφάνιση των υπηρεσιών VOIP όπως το Skype ήταν δυνατό να έχετε ένα Virtual Assistant που μπορεί να απαντήσει στο τηλέφωνό σας από απόσταση χωρίς την γνώση του τελικού χρήστη. Αυτό επιτρέπει σε πολλές επιχειρήσεις να προσθέσουν μια προσωπική επαφή με τη μορφή ρεσεψιονίστ χωρίς το πρόσθετο κόστος της πρόσληψης κάποιου.

Στην Ελλάδα ένα παράδειγμα αυτής την εφαρμογής είναι στις ιατρικές υπηρεσίες. Μπορεί να καλέσετε ένα γιατρό για να κλείσετε ραντεβού και να θεωρείτε οτι μιλάτε με την γραμματέα του αλλα στην πραγματικότητα μιλάτε με κάποια ηλεκτρονική γραμματεία.

Οι Virtual Assistants αποτελούνται από άτομα και εταιρείες που εργάζονται εξ αποστάσεως ως ανεξάρτητοι επαγγελματίες, παρέχοντας ένα ευρύ φάσμα προϊόντων και υπηρεσιών τόσο σε επιχειρήσεις όσο και σε καταναλωτές. Η εικονική βιομηχανία έχει αλλάξει ουσιαστικά καθώς προσελκύει συνέχεια νέους στον τομέα.

Οι Εικονικοί Βοηθοί προέρχονται από ποικίλα επιχειρηματικά υπόβαθρα, αλλά τα περισσότερα έχουν πολυετή εμπειρία κερδισμένη στον “πραγματικό” (μη εικονικό) επιχειρηματικό κόσμο.

Ένας αποκλειστικός εικονικός βοηθός είναι κάποιος που εργάζεται στο γραφείο υπό τη διεύθυνση μιας επιχείρησης. Η επιχείρηση παρέχει σύνδεση και εγκατάσταση καθώς και εκπαίδευση.

Ο εγχώριος εικονικός βοηθός εργάζεται είτε στο γραφείο κοινής χρήσης είτε στο σπίτι τους. Η γενική VA μερικές φορές αποκαλείται βοηθός διαδικτυακής διοίκησης, ηλεκτρονικός προσωπικός βοηθός ή ηλεκτρονικός βοηθός πωλήσεων.

 Ένας εικονικός βοηθός για webmasters, εικονικός βοηθός μάρκετινγκ και βοηθός εικονικού περιεχομένου είναι συγκεκριμένοι επαγγελματίες που είναι συνήθως έμπειροι υπάλληλοι από εταιρικό περιβάλλον που άρχισαν να δημιουργούν τα δικά τους εικονικά γραφεία.